Tipos de Documentos

Os tipos de documentos

O documento é responsável por fornecer uma informação ou um dado, ele é o suporte para o saber e para a memória da humanidade. Um documento não precisa ser físico para ser considerado um documento, podemos buscar informações em outras formas de documentos, como por exemplo, vídeos, um programa de rádio, uma reunião ou conferência, etc.

Existe uma ampla variedade de documentos, juntamente com uma grande variedade de meios para disponibilizá-los. Um especialista da informação deve conhecer bem estas vertentes de documento para saber lhe dar de forma adequada com todos eles.

Os documentos se dividem em documentos físicos e intelectuais no qual cada um deles tem suas próprias características.
As características do documento físico são: os materiais, a natureza dos símbolos utilizados, o tamanho, o peso, o número de páginas, a apresentação, entre outras. Todas estas características físicas do documento influem na sua forma de tratamento, o peso, o tamanho, a idade, a raridade, o estado de conservação são fatores que determinam a forma em que o documento será tratado.

As características de um documento intelectual são: os objetivos, o conteúdo, o assunto, o tipo de autor, a fonte, a forma de difusão, a acessibilidade e a originalidade, entre outras. As características do documento intelectual também diferem na sua forma de tratamento, elas nos permitem definir o seu valor para o publico alvo, seu interesse e assim tratar e disponibilizar esta informação de forma adequada a sua demanda.

Cada tipo de documento possui uma estrutura que varia de acordo com seu tipo, mais existem traços em comum. Em alguns casos, os documentos contem um conjunto de informações necessárias ao seu tratamento e em outros casos o documento deve ser acompanhado por outro documento que o identifique. Por exemplo: as monografias todas elas possuem em geral uma capa, uma pagina de rosto, um texto dividido em várias partes e um sumário. Alem desses documentos fixos pode se encontrar ilustrações e notas que complementam as informações passadas naquele documento, como referências e observações. Existe um padrão para cada tipo de documento como monografias, publicações seriadas, documentos não publicados, documentos não textuais, e etc. Cada um deles possui características que proporcionam formas diferente de tratá-los.

O tempo de vida de um documento ou de uma unidade documental pode variar muito, dependendo do seu valor intrínseco, da disciplina ou domínio tratado, do seu grau de atualidade, de sua pertinência em relação ao estado dos conhecimentos, aos objetivos da unidade de informação e as necessidades dos usuários. Os fatos mudam e os conhecimentos se atualizam com menor ou maior intensidade ou velocidade nos diversos campos do saber. Um documento histórico, mitológico ou filosófico pode permanecer valido por séculos, já um documento que descreve o funcionamento de uma maquina, ou um fato pré-conhecido, deve ser atualizado frequentemente para não se tornar ultrapassado.
Alguns documentos têm o seu tempo de vida bem definidos, porque perdem seu valor a cada nova edição que sai no mercado. Como exemplo: revistas semanais, jornais diários que sua durabilidade e apenas na atualidade imediata, os anuários e outros.
Geralmente os livros têm um tempo de vida maior do que artigos ou de periódicos. Os livros têm um tempo de vida que varia entre cinco e dez anos, de acordo com o assunto tratado e sua disciplina, se atualizando na medida em que novos textos são publicados.